Conditions générales d'utilisation

Mis à jour le 01 avril 2021

Dokeop, société par actions simplifiée enregistrée au Tribunal de commerce de Nantes sous le numéro 851 030 429 vous propose des solutions web et mobile d'aide à la gestion de Documents Justificatifs dans le cadre d’événements sportifs.

Article 1. Définitions

Chacune des expressions mentionnées ci-dessous aura dans le présent contrat la signification qui lui est donnée, qu’elle soit utilisée au singulier ou au pluriel, à savoir :

• « Conditions Générales » ou « Conditions » : désignent les présentes conditions générales d’utilisation des services Dokeop;
• « Site » ou « Site Internet » : désignent le site internet édité par Dokeop, accessible à l’URL www.dokeop.com;
• « Services » ou « Dokeop »: désignent les services proposés par Dokeop SAS via le site Internet et l’Application;
• « Organisateur » ou « Organisation » : désigne la personne physique ou morale, l’association ou toute autre structure qui utilise l’Application pour la gestion des Documents Justificatifs d'un Évènement sportif.

  Cet Évènement peut être organisé :

  • soit directement par la personne physique ou morale titulaire du compte Organisateur sur l’Application.
  • soit par un tiers organisateur, qui confie à la personne physique ou morale titulaire du Compte Organisateur sur l’Application, la gestion des Documents Justificatifs.

  L'Organisateur se crée un compte sur www.dokeop.com/organizers/sign-up avec un identifiant et un mot de passe;

• « Évènement sportif » : désigne tout évènement sportif géré par l’Organisateur;
• « Document Justificatif » : désigne le document devant être fourni par le Participant à l’Organisateur afin de valider définitivement son inscription à l'Événement sportif. Ce document peut être de plusieurs natures :
1. Un certificat médical délivré par un médecin ou une licence sportive permettant d’établir l’absence de contre-indication à la pratique du sport en compétition ou d’une discipline concernée;
2. un justificatif de performance permettant d’attester d’un certain niveau de performance sportive;
3. une autorisation parentale.

Il est précisé que l’aptitude à l’exercice d’une activité sportive en compétition n’est pas considérée comme une donnée de santé au sens du Règlement général sur la protection des données (ci-après, « RGPD »).

En effet, les données à caractère personnel concernant la santé sont les données relatives à la santé physique ou mentale, passée, présente ou future, d’une personne physique (y compris la prestation de services de soins de santé) qui révèlent des informations sur l’état de santé de cette personne. Cette définition comprend donc les informations relatives à une personne physique collectées lors de son inscription en vue de bénéficier de services de soins de santé ou lors de la prestation de ces services : un numéro, un symbole ou un élément spécifique attribué à une personne physique pour l’identifier de manière unique à des fins de santé; des informations obtenues lors du test ou de l’examen d’une partie du corps ou d’une substance corporelle, y compris à partir des données génétiques et d’échantillons biologiques; et toute information concernant, par exemple, une maladie, un handicap, un risque de maladie, les antécédents médicaux, un traitement clinique ou l’état physiologique ou biomédical de la personne concernée, indépendamment de sa source, qu’elle provienne par exemple d’un médecin ou d’un autre professionnel de santé, d’un hôpital, d’un dispositif médical ou d’un test de diagnostic in vitro.

Dokeop SAS n’est pas agréé pour collecter et conserver des données de santé et refusera donc de traiter des documents comportant ce type de données;

• « Participant ou Athlète » : désigne la personne physique qui télécharge son Document Justificatif via l’Application pour finaliser son inscription à un évènement sportif;
• « Plateforme d’inscription » ou « Site d’inscription » : désigne le prestataire/l'intermédiaire en charge de l'interface permettant à un Organisateur de paramétrer un Événement Sportif et de vendre ses billets d'inscriptions aux Participants à cet évènement.
  La Plateforme possède un compte sur le Service qui est créé par Dokeop.
• « Utilisateur » : désigne tout Participant ou Organisateur ou Plateforme d’inscription utilisant les Services;
• « l’Application » : désigne l’interface web permettant aux Participants de télécharger leur Document Justificatif afin de s’inscrire à un évènement sportif géré par l’Organisateur.
• « Membre » ou « Athlète Membre » : désigne l’Athlète qui se crée un compte membre sur www.dokeop.com/athletes/sign-up avec un identifiant et un mot de passe.
• « Modèle Dokeop » : désigne un modèle de certificat médical généré sur l’Application et mis au point par Dokeop SAS, comportant l’ensemble des informations nécessaires à sa validité pour la participation à un Évènement sportif.

Article 2. Objet

Les présentes Conditions Générales ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’Utilisateur peut utiliser l’Application.

Pour un Athlète : déposer un Document Justificatif lui permettant de finaliser son inscription à un Évènement sportif et consulter son compte membre le cas échéant.

Pour un Organisateur : gérer et consulter l'état de traitement de l'ensemble des Documents Justificatifs de ses évènements.

Pour une Plateforme : gérer et consulter l'état de traitement de l'ensemble des Documents Justificatifs des évènements des Organisateurs utilisant les services de la plateforme.

Article 3. Portée des présents

L’utilisation des services Dokeop par les Utilisateurs implique leur acceptation immédiate et inconditionnelle des présentes conditions.

Les Utilisateurs conviennent que leurs relations seront régies exclusivement par les présentes Conditions Générales ainsi que, pour les Organisateurs, par les conditions générales de vente et tout devis le cas échéant, à l'exclusion de toutes autres conditions disponibles sur tout autre support, qui n’ont qu’une valeur informative et non contractuelle.

Article 4. Missions et responsabilité de Dokeop

Dokeop SAS est un tiers extérieur à la relation commerciale existant entre l’Organisateur et les Participants à l’Évènement sportif et entre l’Organisateur et la Plateforme d’Inscription. L’Organisateur confie à Dokeop la gestion des Documents Justificatifs via son Application. Ses missions sont :

• Collecter les Documents Justificatifs des Participants inscrits à l’Évènement Sportif
• Vérifier que ces Documents Justificatifs soient conformes au règlement de l’Évènement Sportif ainsi qu’à la législation en vigueur.
• Relancer régulièrement par email les Participants n’ayant pas encore déposé leur Document Justificatif
• Communiquer le statut de chaque Document Justificatif vérifié à l’Organisateur de l’Évènement Sportif : Attente vérification / Validé / Refusé
• Communiquer le statut de chaque Inscription (côté Dokeop) à l’Organisateur de l’Évènement Sportif : Attente document / Attente nouveau document / Attente vérification / Validée / Refusée / Annulée
• Archiver ces Documents Justificatifs sur un serveur sécurisé

Dokeop est chargée de gérer les Documents Justificatifs des Participants uniquement sur l’Application et dans les délais convenus avec l'Organisateur, et précisés au règlement de l'Évènement : sa mission ne saurait être étendue sur le lieu de l’Évènement sportif.

De fait, il est entendu que Dokeop n’intervient pas pour la validation des inscriptions ni les paiements et remboursements, lesquels sont opérés conformément aux conditions générales de l'événement de l’Organisateur.

Article 5. Accès aux services

5.1. Modalités de dépôt des justificatifs et de création de compte Membre

Pour finaliser son inscription à un Évènement sportif, et suivant la date de l'Évènement, le Participant reçoit un email de Dokeop l’invitant soit à déposer un document justificatif sur l’Application si il est majeur à cette date, soit à remplir un questionnaire de santé si il est mineur à cette date. Le tout dans un délai imparti dont les termes sont fixés par l’Organisateur de l’Évènement Sportif. L’utilisation de l’Application implique l’acceptation immédiate et inconditionnelle des présentes conditions générales.

Il doit alors suivre le lien vers l’Application. Il est libre de se créer un compte membre ou non. L’Application est indépendante de la Plateforme d’inscription à l’Évènement sportif utilisé par l’Organisateur mais cette dernière redirige le Participant sur www.dokeop.com pour la gestion des Documents Justificatifs.

Lors du dépôt de son Document Justificatif, le Participant doit renseigner plusieurs informations liées au document :

• Nom/Prénom du Participant
• Type de document (certificat médical/licence sportive/questionnaire de santé/...)

Pour un certificat médical

• Mentions figurant sur le document
• Date du Rendez-vous médical
• Nom/Prénom du médecin l’ayant déclaré apte à la participation à des Évènements sportifs ainsi que son numéro RPPS dudit médecin. Ce numéro est un identifiant unique de onze chiffres, que le professionnel de santé conserve tout au long de sa carrière, émis lors de l’affiliation à l’Assurance Maladie. Le numéro RPPS est disponible sur : https://annuaire.sante.fr.
  La saisie du numéro RPPS n’est pas requise pour un médecin non affilié à l’Assurance Maladie (exemple : médecin hors territoire français).

Pour une licence:

• Fédération et intitulé de la licence
• Numéro de la licence
• Saison ou date de validité de la licence

Pour le questionnaire de santé:

• Répondre à l'intégralité des questions
• Indiquer l'identité de la personne exerçant l'autorité parentale
• Fournir un certificat médical en fonction des réponses fournies

Le Participant garantit l’exactitude des données transmises ainsi que l’authenticité du Document Justificatif lors de son dépôt. A défaut d’exactitude et/ou d’authenticité du Document Justificatif, le Participant ne pourra se retourner ni contre Dokeop SAS, ni contre l’Organisateur, notamment en cas d’accident survenu lors de sa participation à un Évènement sportif.

Dokeop se réserve le droit de refuser tout document qu’elle jugerait comme suspect et possiblement falsifié au regard d’un faisceau d’indices. Il est rappelé à ce titre que la production d'un faux certificat médical constitue un délit de faux et usage de faux : l'article 441-1 du Code pénal sanctionne cette infraction d'une peine pouvant aller jusqu'à trois ans de prison et 45.000 euros d'amende.

Il est précisé que tout Document justificatif déposé par un Participant devra répondre aux exigences de la loi du sport (article L231-2-1 du code du sport) et du règlement de la fédération de la discipline concernée. Dans le cas d'un certificat médical, il doit mentionner en particulier l’absence de contre-indication à la pratique du sport (et optionnellement de la pratique de la discipline concernée) en compétition, être daté de moins de un an à la date de la compétition et devant comporter la signature et le cachet du médecin ayant réalisé l’examen du Participant.

Dokeop accepte les Documents Justificatifs rédigés dans les langues acceptées par le règlement de la fédération de la discipline concernée. A défaut de précisions dans le règlement, seuls sont acceptés les Documents Justificatifs rédigés en français ou dans une langue étrangère avec une traduction française. Le contenu de la traduction française faisant foi par rapport au contenu en langue étrangère.

Une fois le Document Justificatif déposé sur la Plateforme, Dokeop s’engage aux délais de traitement suivants :

• Moins de 14 jours ouvrés si la période comprise entre la date de dépôt du Document et la date et heure limite de dépôt de Documents – fixé par l’Organisateur dans son règlement – est supérieure à un mois
• Moins de 4 jours ouvrés si la période comprise entre la date de dépôt du Document et la date et heure limite de dépôt de Documents – fixé par l’Organisateur dans son règlement – est supérieure à une semaine et inférieure à un mois
• Moins de 24 heures si la période comprise entre la date de dépôt du Document et la date et heure limite de dépôt de Documents – fixé par l’Organisateur dans son règlement – est inférieure à une semaine

Il est précisé que la date et heure limite de dépôt ne pourra être inférieure à 24h avant la date et heure de l’événement afin que Dokeop puisse garantir les délais de traitement susvisés.

Lorsqu’un Document Justificatif déposé n’est par conforme, Dokeop le refuse et envoie un e-mail au Participant afin que celui-ci fournisse un nouveau Document Justificatif valable et conforme aux exigences légales et réglementaires.

Suite au dépôt du Document Justificatif du Participant sur l’Application, un e-mail est envoyé au Participant pour l’inviter à créer un compte gratuitement et ainsi disposer d’un compte membre qui lui permettra ultérieurement de modifier, le cas échéant, ses informations personnelles, de suivre l’état de traitement de son Document Justificatif et de télécharger un nouveau Document Justificatif s’il le souhaite.

La création d’un compte membre permettra au Participant, lors d’une inscription ultérieure à un Évènement Sportif utilisant la plateforme Dokeop, de valider instantanément son inscription à la condition que son Document Justificatif en cours soit valable pour l’Évènement.

Pour accéder à son espace membre, le Participant devra saisir son identifiant lors de son inscription et son mot de passe.

L’Organisateur doit procéder également à la création de son compte organisateur afin de bénéficier du Service : gérer et consulter l’état de traitement des Documents Justificatifs des Participants. Pour accéder à son espace organisateur, l’Organisateur devra saisir son identifiant et son mot de passe.

Dokeop n’a pas pour mission de valider l’inscription d’un Participant à un Évènement sportif mais uniquement de communiquer à l’Organisateur et/ou le site d’inscription le statut de l’inscription (Attente document / Attente nouveau document / Attente vérification / Validée / Refusée / Annulée), et du (ou des) Document(s) Justificatif déposé(s) par le Participant (Attente vérification / Validé / Refusé). Seul l’Organisateur peut valider l’inscription d’un participant sur la Plateforme d’inscription et il est libre de valider l’inscription d’un Participant dont le Document Justificatif a été rejeté par Dokeop, sans que la responsabilité de Dokeop ne puisse être engagée.

L’espace membre sur l’Application est strictement personnel et confidentiel. Le Participant comme l’Organisateur sont responsables de la confidentialité de leur identifiant et de leur mot de passe. Ainsi, l’utilisation du Service est réputée être effectuée par le Participant et l’Organisateur, sous leur entière responsabilité.

L’Organisateur peut ajouter et supprimer des comptes membres à l’Organisation qui auront accès à l’ensemble de ses Évènements sur l’Application. Chaque compte membre organisateur reste strictement personnel et confidentiel.

Il est précisé que le Participant n’est nullement obligé de créer un espace membre pour déposer son Document justificatif en vue de finaliser son inscription.

5.2. Fonctionnement des services

Dokeop s'engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de ses services.

Toutefois, Dokeop se réserve le droit d’interrompre l’accès à ses services à tout moment, pour l’un des motifs suivants :

• en cas d’utilisation abusive ou frauduleuse des services par le Participant ou l’Organisateur ou la Plateforme d’inscription
• en cas de force majeure tels que notamment ceux retenus comme tels par les Cours de Justice et de jurisprudences françaises;
• dans l’hypothèse d’un quelconque dysfonctionnement des services;
• en vue d’une opération de maintenance.

L’interruption de l’accès aux services relève de la décision souveraine de Dokeop SAS, sans condition aucune de motivation de cette décision préalable aux Participants et/ou aux Organisateurs et/ou aux Plateformes d’inscription.

En outre, Dokeop ne peut être tenue responsable de l’impossibilité pour les Participants et/ou les Organisateurs et/ou les Plateformes d’inscription à accéder à l’Application, lorsque cette impossibilité a pour cause des difficultés liées au réseau Internet ou toute autre cause étrangère à Dokeop SAS.

Article 6. Obligations et garanties de Dokeop SAS

Dokeop garantit que l’Application dispose d'un système de sécurité, garantissant une protection lors du téléchargement et de l’archivage des Documents Justificatifs.

Dokeop mettra en œuvre toutes les diligences raisonnables pour maintenir la disponibilité de ses services 7 jours sur 7.

Dokeop ne saurait être tenue pour responsable dans les situations suivantes : perturbation dans l’utilisation du réseau Internet et présence de virus informatiques, et toute forme d’inexécution du Service due à des faits dits de force majeure tels que notamment ceux retenus comme tels par les Cours de Justice et de jurisprudence françaises.

Article 7. Collecte et traitement des données à caractère personnels

Voir notre Politique de confidentialité et notre Politique en matière de cookies.

Article 8. Durée du Contrat et suppression de l’inscription

Le présent Contrat entre en vigueur au moment où le Participant ou l’Organisateur ou la Plateforme d’inscription utilise l’Application et le restera jusqu’au terme de son inscription, quelle qu’en soit la raison.

L’Utilisateur peut demander la suppression de son Document et/ou son compte membre et résilier le présent Contrat à tout moment en adressant une demande à Dokeop soit depuis les paramètres de son compte membre, soit par courrier électronique à l'adresse email suivante : support@dokeop.com.

En supprimant son Document Justificatif, Participant accepte que Dokeop annule tous les téléchargements de Documents Justificatifs en attente. Ses inscriptions aux Évènements non échus sont susceptibles d’être refusées par l’organisateur au titre de non présentation de Document justificatif.

Article 9. Nullité

La nullité ou l'inapplicabilité de l'une quelconque des stipulations des présentes n'emportera pas nullité des autres stipulations qui conserveront toute leur force et leur portée.

Les parties conviennent alors de remplacer la clause déclarée nulle et non valide par une clause qui s’en rapproche le plus quant à son contenu de la clause initialement arrêtée.

Article 10. Renonciation temporaire à un droit

Le fait pour l'une des parties de ne pas exercer, en une ou plusieurs occasions, les droits, options, réclamations ou actions que lui réserve la présente convention, ne pourra être interprété comme un abandon ou un refus de se prévaloir dudit droit, d'exercer ladite option, de formuler ladite réclamation ou d'exercer ladite action.

Article 11. Règlement des litiges

Le présent Contrat est soumis au droit français.

En cas de litige, l’Utilisateur s’adressera par priorité à Dokeop par courrier électronique (sav@dokeop.com) pour tenter d’obtenir une solution amiable. A défaut de solution amiable, les tribunaux français seront seuls compétents. Toute procédure ou tout litige à naître du présent Contrat sera du ressort du tribunal du lieu de domicile du défendeur ou, au choix du défendeur, de celui du lieu de réalisation de la prestation.

Article 12. Notifications destinées à Dokeop SAS

Toute notification envoyée à Dokeop dans le cadre du présent Contrat doit être adressée par courrier à :

Nous sommes également disponibles par email via contact@dokeop.com.

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